ศูนย์ข้อมูลอาชีพ::สำนักงานจัดหางานจังหวัดเชียงใหม่::
โครงสร้างของจดหมายสมัครงาน

            โครงสร้างหรือรูปแบบของการเขียนจดหมายสมัครงานมีมากมายหลายรูปแบบ แต่ที่สำคัญคือ ควรต้องระมัดระวังในเรื่องของภาษาสำนวนหลักไวยากรณ์ต้องมีความสละสลวยพอสมควรและในที่นี้จะแบ่งโครงสร้าง ของจดหมายสมัครงานออกเป็น 2 ประเภท คือ
             1. โครงสร้างของจดหมายสมัครงานที่มีประวัติย่อแนบไปด้วย ( Covering Letter)
เหมาะสมสำหรับผู้ที่มีประสบการณ์มากๆ ควรจะเขียนเป็นจดหมาย ซึ่งจบใน 1 หรือ 2 หน้ากระดาษ แล้วมีประวัติย่อแนบไปด้วย เพราะถ้าหากต้องการรวมรายละเอียดทั้งหมดเข้าไว้ในจดหมายก็จะทำให้จดหมายฉบับนั้นยาว ซึ่งนายจ้างอาจไม่สนใจอ่านอย่างละเอียดก็ได้ หรืออาจจะใช้กับตำแหน่งที่มีความรับผิดชอบสูง เพื่อความน่าเชื่อถือ
             2. โครงสร้างของจดหมายที่ไม่มีประวัติย่อ (Application Letter)

เหมาะสำหรับผู้ที่ไม่มีประสบการณ์มาก่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่เพิ่งสำเร็จการศึกษาใหม่ๆ หรือไม่เช่นนั้นนายจ้าง เพียงแต่ระบุว่าให้ส่งจดหมายสมัครงานพร้อมรูปถ่ายเท่านั้น เมื่อเป็นเช่นนี้ก็อาจเขียนจดหมายสมัครงานในรูปแบบนี้ ซึ่งก็จะรวบรวมรายละเอียดอื่นๆ เข้าไว้ คล้ายกับจดหมายที่มีประวัติย่อรวมอยู่ด้วย
                    

ประโยชน์ของจดหมายสมัครงาน

การเขียนจดหมายสมัครงานนั้น มีข้อดีคือ
1.สะดวกและประหยัด
              ในแง่ที่ว่า คุณไม่จำเป็นต้องตระเวณเขียนใบสมัครบริษัทแล้วบริษัทเล่า ถึงแม้ว่าคุณไม่ทราบว่าบริษัท ที่คุณสมัครงานนั้นอยู่ที่ใด คุณก็สามารถส่งจดหมายไปสมัครงานได้โดยดูจากการอ่านโฆษณาว่าส่งจดหมายไปที่ใด คุณก็มีโอกาสได้สมัครงานโดยยังไม่ต้องไปปรากฏตัวทำให้คุณประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายเพราะคุณจะเสียค่าใช้จ่ายเฉพาะซองจดหมาย กระดาษเขียนจดหมาย ค่าถ่ายเอกสาร 2-3 ฉบับ และค่าแสตมป์ เท่านั้น ไม่ต้องเสียค่าโดยสารกี่ต่อก็ไม่ทราบได้
2.มีอิสระในการแสดงออก
              ซึ่งคุณสมบัติที่คุณมีโดยคุณจะสามารถเขียนบรรยายสรรพคุณได้อย่างกว้างขวาง ถ้าคุณมีความสามารถจริง โดยไม่ถูกจำกัดให้เขียนตามแบบฟอร์มใบสมัครส่วนการเขียนจดหมายสมัครงานก็มีข้อเสียเหมือนกัน ส่วนใหญ่ แล้วข้อเสียมักจะเกิดจากความไม่ละเอียดรอบคอบของผู้เขียนจดหมายและสิ่งเหล่านี้คือสาเหตุที่ทำให้จดหมายสมัครงานของคุณเป็นหมัน สาเหตุแรกก็คือ
              1. ความสะเพร่า เป็นบ่อเกิดแห่งความผิดพลาดหลายรูปแบบคือ
              - ตัวจดหมายเขียนถึงบริษัทหนึ่งแต่ซองจดหมายส่งไปยังอีกบริษัทหนึ่งสาเหตุเกิดจากการเขียนจดหมาย สมัครงานทีเดียวหลายฉบับและส่งหลายฉบับพร้อมๆกัน ทำให้ใส่เนื้อจดหมายผิดซอง
              - ลืมเซ็นชื่อ ปัญหาที่มักเกิดขึ้นกับผู้ที่ใช้เครื่องพิมพ์จดหมาย ไม่ว่าจะเป็นเครื่องพิมพ์ดีดหรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งพิมพ์จดหมายเสร็จก็พับส่งทันที
               - มีคำผิดมาก ส่วนใหญ่ปัญหานี้เกิดขึ้นกับผู้ที่ใช้เครื่องพิมพ์ดีดมากกว่าผู้ที่ใช้คอมพิวเตอร์ โดยมีสาเหตุมาจากความไม่คล่องแคล่วในการใช้เครื่องพิมพ์ดีดประการหนึ่งและจากความไม่รอบคอบรวมกับ ความมักง่ายเมื่อพิมพ์ผิดแล้วแทนที่จะลบคำผิดแล้วพิมพ์ใหม่ก็กลับพิมพ์ทับคำผิดนั้นเสียใหม่เป็นการประจาน คำผิดนั้นให้เด่นชัดยิ่งขึ้นและบางครั้งก็เกิดจากความประมาทเลินเล่อไม่อ่านทบทวนเนื้อหาของจดหมายจึงทำให้ มีคำผิดอยู่ในจดหมายหลายแห่ง
              - ระบุตำแหน่งที่ต้องการสมัครผิดปัญหานี้เกิดจากบรฺษัทเปิดรับสมัครงานมีความต้องการบุคลาการหลายตำแหน่งงาน และชื่อตำแหน่งงานคล้ายคลึงกันผู้สมัครงานเผลอเรอเขียนตำแหน่งงานผิดไปจากตำแหน่งที่ตนเองต้องการสมัคร
              
 ตัวอย่างข้างต้น4ประการนี้เกิดจากความเผลอเรอสะเพร่า ซึ่งจะส่งผลเสียทำให้ผู้ที่ได้รับหรือ อ่านจดหมายเกิดความรู้สึกว่าผู้สมัครไม่ละเอียดรอบคอบ ขาดความตั้งใจโดยเฉพาะการใส่เนื้อจดหมายผิดซองการลืมเซ็นชื่อ และการระบุตำแหน่งที่ต้องการสมัครผิดพลาดล้วนเป็นความผิดพลาดที่ไม่น่าผิด และทำให้จดหมายของคุณคัดทิ้งไปไ
           
 2.บรรยายสรรพคูณตัวเองเกินจริง
             ตัวอย่างเช่น นาย ก จบการศึกษาระดับ ปวช. สาขาวิชา อิเล็กทรอนิกส์ มีประสบการณ์ทำงาน 1 ปี ในหน้าที่ Q.C. การประกอบโทรทัศน์ยี่ห้อหนึ่ง แต่เขียนบรรยายในจดหมาย เคยทำงานมาแล้ว 3 ปี เช่นนี้เป็นต้นหรือ  บางรายก็บรรยายความรู้ความสามารถของตนเสียมากมายจนกระทั่งขัดแย้งกันเองหรือไม่ก็มีความสามารถเหนือมนุษย์ ซึ่งผู้อ่านจดหมายเขาคิดว่าคุณโกหก ไม่แสดงความจริงหรือขี้โม้เก่งแต่คุยเพราะฉะนั้นจดหมายคุณก็จะถูกโยนลงตะกร้าอีก
            
3. เขียนจดหมายยาวเยิ่นเย้อไม่ได้ใจความ
            ขึ้นต้นที่บรรยายคือความประทับใจที่มีต่อบริษัทที่คุณจะสมัครงาน บริษัทดีอย่างนี้หมดไปครึ่งกระดาษ สุดท้ายหาสาระอะไรไม่ได้เลย ลงท้ายก็บรรยายถึงความต้องการสมัครงานของคุณแต่ลืมแจ้งไปว่าต้องการสมัครงานในตำแหน่งอะไร บางรายเขียนจดหมายบรรยายว่า ต้องการจะทำงานในบริษัทของท่านตั้งแต่ยังศึกษาอยู่ปี 1 ของมหาวิทยาลัย พอศึกษาจบจึงมาสมัครงานนี้ เพิ่งเริ่มกิจการได้เพียง 1 ปีเท่านั้น
             4.
ผู้สมัครไม่รู้จักตัวเอง
             ตัวอย่างก็คือ ตนเองเพิ่งจบการศึกษามา 1-2 ปี มีประสบการณืทำงานประมาณ 1 ปี แต่เขียนจดหมาย สมัครงานในตำแหน่งที่เขาต้องการผู้มีประสบการณ์ 10 ปี เป็นต้น ลักษณะแบบนี้ผู้อ่านจดหมายจะรู้ทันที ว่าคนที่สมัครงานเป็นคนที่สื่อความไม่รู้เรื่อง ไม่รู้จักตนเอง
            
5. แสดงความต้องการเงินเดือนสูงเกินไป              
            ตัวอย่างแบบนี้มีมากโดยเฉพาะกับผู้ที่จบการศึกษาแบบปิดหรือสถาบันการศึกษาที่ค่อนข้างมีชื่อเสียง จบการศึกษาระดับปริญญาตรี สาขาการบัญชีและเพิ่งจบการศึกษาเขียนจดหมายสมัครงาน แสดงความต้องการเงินเดือนเริ่ม15,000 บาทและโบนัส 4 เดือน อาจมีบางบริษัทที่สามารถจ้างได้ แต่บุคคลผู้นั้นต้องเพียบพร้อมทุกอย่าง คือ เก่งภาษาต่างประเทศ โต้ตอบภาษาต่างประเทศได้คล่อง ใช้ PC คอมพิวเตอร์ได้คล่องทั้ง WORLD PROCESSING และโปรแกรมสำเร็จรูปอื่นๆ ความรู้เรื่องบัญชี แน่นเปรี้ยะ บุคลิกเป็นคนติดต่อกับคนอื่นได้ง่าย แต่เขาต้องการเพียงไม่กี่คน ดังนั้น การแสดงความต้องการ เงินเดือน แทนที่จะเป็น
ประโยชน์กลับเป็นโทษแก่ตัวเองได้

            ฉะนั้น การเขียนจดหมายสมัครงานคุณควรจะกระทำดังนี้
            1. เขียนจดหมายถึงบริษัทที่คุณจะสมัครงานให้เขียนทีละฉบับและก่อนจะเขียนจดหมายให้ทำ เครื่องหมายหรือจดชื่อตำแหน่งงานที่คุณจะสมัครของบริษัทนั้นๆ เสียก่อน เพื่อป้องกันการระบุชื่อตำแหน่งผิดพลาด
            2.ทบทวนคุณสมบัติของตัวเองอีกครั้งหนึ่งว่าตัวเองมีคุณสมบัติตรงหรือใกล้เคียงกับตำแหน่งงานที่เขาต้องการหรือไม่
            3.ลงมือเขียนจดหมาย ไม่ว่าจะเขียนด้วยลายมือตนเองหรือพิมพ์ดีด ขอให้คุณสังเกตุจากประกาศโฆษณา ถ้าบริษัทนั้นแจ้งให้เขียนจดหมายด้วยลายมือตนเอง คุณก้ต้องเขียนด้วยลายมือตนเอง ถ้าไม่ระบุคุณก็ใช้วิธีที่คุณถนัด และทำให้ดีที่สุด ถ้าคุณไม่ใช่คนที่ละเอียดรอบคอบนักขอให้คุณร่างจดหมายขึ้นก่อน แล้วอ่านทบทวนแก้ไขข้อความหรือคำผิดพลาดที่ตกหล่นให้ถูกต้องครบถ้วนและสละสลวยแล้วจึงลอกข้อความที่แก้ไขดีแล้วนี้อีกครั้งหนึ่ง
         “““วิธีนี้คุณจะได้จดหมายสมัครงานที่สะอาดเรียบร้อย อย่าลืมเซ็นชื่อด้วย”””
            4. เตรียมเอกสารให้พร้อม ซึ่งประกอบด้วย ประวัติย่อของตัวเอง สำเนาแสดงวุฒิการศึกษา สำเนาทะเบียนบ้าน สำเนาบัตรประชาชน หรือสำเนาเอกสารอื่นๆ ที่คุณเห็นว่าเมื่อส่งไปพร้อมจดหมาย สมัครงานแล้วจะเป็นประโยชน์ในการพิจารณา และอย่าลืมรูปถ่ายหน้าตรง 1 รูปติดไว้ที่เอกสารประวัติย่อ
            5. เรียงเอกสารตามลำดับ คือ                

- ตัวจดหมาน
- ประวัติย่อ
- สำเนาแสดงวุฒิการศึกษา
- สำเนาทะเบียนบ้าน,สำเนาบัตรประชาชน
- ใบผ่านงาน(ถ้ามี)
- เอกสารอื่น(ถ้ามี)
พับใส่ซองให้เรียบร้อย จ่าซองจดหมายให้ถูกต้อง และอย่าลืมติดแสตมป์

            6. ควรเว้นช่วงประมาณ 2 สัปดาห์ ลองโทรศัพท์ติดตามจดหมายสมัครงานของคุณว่าบริษัทที่คุณส่งจดหมายไปนั้นได้รับหรือยัง และจะนัดสัมภาษณ์เมื่อใด  เชื่อว่าถ้าคุณทำตามขั้นตอนที่แนะนำมาตั้งแต่ต้น แล้วจดหมายสมัครงานของคุณจะไม่เป็นหมันแน่นอน

 
ข้อควรระวังในการเขียนจดหมายสมัครงาน
            1. การเขียนจดหมายสมัครงาน ถ้าสถานประกอบการมิได้กำหนดให้เขียนด้วยลายมือตนเอง คุณควรจะพิมพ์ซึ่งจะดูดีกว่า แต่ถ้าหากว่าลายมือคุณดี คุณก็ควรจะโชว์ลายมือของคุณ
            2. อย่าลืมระบุที่อยู่หรือสถานที่ที่จะติดต่อคุณได้สะดวกในจดหมายหรือใบประวัติย่อ และถ้ามีโทรศัพท์จะติดต่อได้ยิ่งดี เพราะจะทำให้การติดต่อรวดเร็วขึ้น

            3. อย่าลืมลงชื่อในท้ายจดหมายสมัครงาน ปัญหาหญ้าปากคอกนี้ทำให้คนเสียโอกาสมามากแล้ว คุณเขียนจดหมายมาได้เป็นหน้าๆ แต่ชื่อแค่ 2-3 พยางค์คุณมาลืมได้เป็นการแสดงถึงความเลินเล่อ โดยเฉพาะผู้ที่พิมพ์จดหมายสมัครงานมักจะลืมเสมอ พอพิมเสร็จก็พับส่งทันที
            4.อย่าลืมติดแสตมป์ เพราะจดหมายคุณอาจจะไม่ถึงจุดหมายปลายทาง หรือไม่ก็บุรุษไปรษณีย์เขาไปปรับผู้รับ 2 เท่าของค่าส่ง จะทำให้จดหมายของคุณอาจจะไม่ถูกเปิดอ่าน เพราะผู้ประกอบการเขาอาจคิดว่าความเลินเล่อของคุณแค่จะสมัครงานกับเขาคุณก็ทำให้เขาเสียหายแล้ว ถ้ารับคุณเข้าทำงานคุณจะไปทำให้เขาเสียหายอีกเท่าไหร่
            5.จดหมายสมัคงานไม่ควรถ่ายสำเนาแบบเขียนจดหมายฉบับเดียว แล้วสามารถส่งสมัครงานได้หลายบริษัท จะถูกมองว่าเป็นจดหมายโหล และคุณไม่มีความตั้งใจจะสมัครงานกับเขาจริง
            6. อย่าผลัดวันประกันพรุ่ง ถ้าตั้งใจจะสมัครงานกับบริษัทใดก็ให้รีบเขียนจดหมาย แล้วรีบส่งจดหมายนั้นด้วยภายในวันเดียวกัน จงจำไว้ว่า " วันพรุ่งนี้ไม่มีวันมาถึง "

ศูนย์ข้อมูลอาชีพ
สำนักงานจัดหางานจังหวัดเชียงใหม่
ศาลากลางจังหวัดเชียงใหม่ ชั้น 1
ถนนโชตนา อำเภอเมือง จังหวัดเชียงใหม่ 50300
Tel.053-223325,222865 ต่อ 22
E-Mail - darunee_cmi@yahoo.com